ScanFile macht das Suchen und Anzeigen von Fundstellen zum Kinderspiel: Geben Sie Ihre Suchkriterien in die Archiv- oder Bibliothekstoolbox ein. Die Software präsentiert Ihnen anschließend eine Liste mit Dokumenten, die den Suchkriterien entsprechen. ScanFile durchforstet dabei natürlich auch den kompletten Inhalt der Dokumente, so diese denn zuvor im Volltext eingelesen wurden.

Von der Trefferliste aus kann der Anwender viele Funktionen anstoßen, beispielsweise das Drucken von Dokumenten oder das Anhängen der gefundenen Dokumente an eine E-Mail. Für jeden ScanFile Benutzer wird eine persönliche Trefferliste angelegt, so dass er sich eine unabhängige Sammlung von oft benutzten Dokumenten anlegen kann.

Angezeigt werden die Dokumente ebenfalls durch ScanFile. Die Software beherrscht den Umgang mit über 200 Dateiformaten. Zum Anzeigen der Dokumente muss die Software, mit der die Datei ursprünglich erzeugt wurde, nicht auf dem jeweiligen PC installiert sein. Funktionen für Zoom und Drehung der Dokumente beherrscht ScanFile genauso wie umfangreiche Navigationsfunktionen.

Mehrere Anzeigefenster können geöffnet werden, so dass Sie mehr als eine Seite pro Dokument anzeigen können. Ebenfalls kann ScanFile mehr als ein Dokument gleichzeitig anzeigen. Damit Sie den Überblick behalten, können Sie sich zu jedem Dokument Miniaturansichten der enthaltenen Seiten anzeigen lassen. Sollte eine Seite im Dokument revidiert worden sein, kann jede frühere Version dieser Seite angezeigt werden.