Passt sich Ihren Wünsche an

  • Bibliotheken-Modul
  • Modul zum Erkennen von Barcodes
  • OCR und Formularerkennung
  • Aktivitätenreport-Modul
  • Document Routing-Modul
  • Virtual Network Printer (VNP)

ScanFile ist modular, also nach dem Baukasten-Prinzip entworfen. Für Sie hat das den unschlagbaren Vorteil, dass Sie nur die de facto notwendigen Komponenten kaufen. ScanFile passt sich auf Wunsch laufend den sich ändernden Bedingungen Ihres Unternehmens an, beispielsweise bei einer Expansion.

Zonen- und Volltext-Schrifterkennung können nahtlos dem Basispaket von ScanFile hinzugefügt und dann durch die Formularerkennung erweitert werden. Wenn Sie mit Barcodes arbeiten, indiziert ScanFile automatisch bis zu zehn Strichcodes pro Seite. Möchten Sie wissen, wer welche Schritte in ScanFile vollzieht, protokolliert die Software dies in einem frei konfigurierbaren Report.

Der modulare Aufbau bedeutet keinerlei Einschränkung hinsichtlich der Ergonomie. Denn alle Module integrieren sich nahtlos in ScanFile und Sie können Ihre täglichen Aufgaben mit ein und derselben Anwendung erledigen.


Mit diesen Modulen kann ScanFile erweitert werden:

Bibliotheken: Eine Bibliothek fasst alle Indexinformationen von Archiven zusammen. Dies ermöglicht die Suche und Anzeige von Dokumenten über alle importierten Archive, egal wo sie gespeichert sind.

Die Funktion „Bedingter Import“ importiert nur Dokumente in Bibliotheken, wenn die Dateien festgelegten Kriterien entsprechen.

Barcodeerkennung: Diese Option ermöglicht ScanFile bis zu zehn Barcodes von einer Seite zu lesen und in entsprechende Indexfelder einzutragen. Dies kann manuell angestoßen werden oder automatisch während eines Scanvorgangs oder einer Zonenlesung geschehen.

OCR: Die OCR-Option hat zwei Funktionen. Mit der Zonen-OCR können Sie Bereiche eines Dokumentes lesen und die Ergebnisse in den Indexfeldern Ihrer Archive ablegen. Die Volltext-OCR legt eine Datenbank an, anhand derer Sie nach Inhalten von Dokumenten suchen.

Formularerkennung: Diese Option erweitert die OCR. Das Modul liest per Zonen-OCR unterschiedliche Formulare im gleichen Archiv, da sich unterschiedliche Indexzonen für jedes Formular erstellen lassen.

Aktivitätenreport: Der Report protokolliert auf Wunsch sämtliche Aktivitäten aller Benutzer in einer zentralen Datenbank. Diese Daten können mit ScanFile angesehen und ausgedruckt werden. Für mehr Übersicht können die Ereignisse anhand des Archivs, der Bibliothek, des Benutzers oder eines vorgegebenen Datenbereichs gefiltert werden.

Document Routing: Mit diesem Modul versendet ScanFile Dokumente anhand einer vorgegebenen Folge von Schritten an Benutzer. Der oder die Empfänger haben dann jeweils bestimmte Aufgaben zu erledigen, wie die Abgabe einer Stellungnahme oder die Freigabe des Dokumentes. Viele weitere Optionen können aktiviert werden, so dass das Dokument je Status des vorangegangenen Schritts unterschiedliche Routen einschlagen kann. Ein ideales Werkzeug für Anwendungen wie das Erstellen von Rechnungen.

COLD (Computer Output on LaserDisk): Dieses Modul macht den Import und das automatische Indizieren von Spooldateien möglich. Die Spooldateien müssten sonst auf Mikrofiches gespeichert oder in gedruckter Form vorgehalten werden.

Virtual Network Printer (VNP): Mit dem ScanFile VNP können Sie virtuelle Netzwerkdrucker erzeugen. Auf diesen Druckern „gedruckte“ Dokumente werden in das TIFF-Format konvertiert, in festgelegten Verzeichnissen gespeichert und dann automatisch in ScanFile-Archive importiert. Die Dokumente können während des Imports ebenfalls Zonen- oder Volltext-OCR gelesen werden.