Microsoft-Office-Integration

FileDirector integriert sich nahtlos in die Office-Produkte von Microsoft® wie Word®, Excel® oder Outlook®. Gleichzeitig spielt die Software auch mit dem Windows Explorer zusammen, so dass alle häufig genutzten Windows-Funktionen mit dem FileDirector interagieren können.

Per Mausklick schickt der Anwender beliebige Dokumente an den FileDirector. Soll das Dokument gleich indiziert werden, können Informationen wie der Dateiname oder das Erstellungsdatum der Datei automatisch übernommen werden. Auf Wunsch kann natürlich auch der Inhalt des Dokuments per Volltextauswertung indiziert werden.

In Microsoft Outlook archivierte E-Mails können vollautomatisch mit den vorhandenen Informationen wie beispielsweise dem Empfänger, Absender oder Betreff der Nachrichten indiziert werden. Auch der Inhalt der E-Mails und sogar von deren Anhängen (Attachments) kann in den Volltextindex einfließen.

MailStore

Die MailStore-Option des FileDirectors verarbeitet automatisch von einem E-Mail-Server per SMTP versandte und empfangene E-Mails. Die elektronischen Nachrichten können abhängig vom Betreff, Empfänger oder Absender sortiert und indiziert werden. Dabei lassen sich zahlreiche Kriterien wie Namen sowie Adresse des Absenders und Empfängers oder der Betreff für jede der Kategorien festschreiben.

Damit FileDirector nur E-Mails verarbeitet, die zuvor von Virenscanner und Spamfilter durchleuchtet wurden, kann eine Priorität für den MailStore-Prozess vergeben werden.

Import von Dokumenten und Daten, Integration von MFP

FileDirector importiert im Zusammenspiel mit Windows-Clients und Servern praktisch alle vorstellbaren Informationsquellen: Vom Client können über ein Scanprofil aus jeder Datenquelle heraus Dokumente importiert werden. Von Vorteil ist dies beispielsweise, wenn ein gemeinsam im Netzwerk verwendeter Scanner – wie er als Bestandteil von Multifunktionsgeräten (MFP) kommt – Daten in ein bestimmtes Verzeichnis speichert. Der Client kann ebenfalls Dokumente importieren, deren Indexdaten in einer separaten Indexdatei gespeichert sind. Die Dokumente werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

Serverseitig sorgen diverse Funktionen für den Import von Dateien, Dateien und Indexdaten, oder nur Indexdaten. Zusätzlich lassen sich als Text oder XML-Datei vorhandene Spooldaten importieren, die Indexdaten extrahieren und über ein Bild oder eine XML-Vorlage legen.

Zusammenspiel mit eCopy

Spielberg hat gemeinsam mit http://www.ecopy.de  den FileDirector Connector für ShareScan OP entwickelt. Der Connector versetzt FileDirector in die Lage, Dokumente direkt zu verarbeiten, die mit eCopy-kompatiblen Geräten erfasst wurden.

Die eCopy-Produkte versetzen im Zusammenspiel mit den Hochgeschwindigkeitsscannern Ihrer multifunktionalen Drucksysteme jeden Ihrer Mitarbeiter in die Lage, Papierdokumente im Handumdrehen in FileDirector oder anderen Anwendungen zu integrieren. Die eCopy-Produkte sind eine bedienerfreundliche Lösung und wirkungsvolle Investition in die Infrastruktur, um die Kommunikation im Netzwerk zu optimieren.

eCopy verbindet Ihre Multifunktionsdrucker auch preiswert und problemlos mit Ihrem E-Mail-System sowie anderen vernetzten Anwendungen Ihres Unternehmens. So lassen sich die elektronischen Kopien der Papierdokumente blitzschnell organisieren und verteilen.

ImagePrinter

Der FileDirector ImagePrinter ist ein Windows-Druckertreiber, mit dem aus jeder beliebigen Windows-Anwendung heraus zum FileDirector gedruckt werden kann. Der Treiber wandelt die Dokumente entweder in TIFF- oder JPG-Dateien, je nach Inhalt der gedruckten Datei.

Virtueller Netzwerkdrucker (VNP)

Der virtuelle Netzwerkdrucker (VNP) konvertiert gedruckte Daten in Bild-Dateien und speichert sie anschließend in ein vordefiniertes Verzeichnis. Aus diesem Verzeichnis können die Daten mit einem im Hintergrund laufenden, Zeitplan-basierenden Dienst des FileDirectors importiert und archiviert werden. Beispielsweise kann eine Buchhaltungs-Software die Druckdaten gleichzeitig zum normalen Druckauftrag automatisch an den VNP senden, ohne dass der Anwender zusätzliche Einstellungen treffen oder der Druckauftrag gar doppelt starten muss. Selbstverständlich können Benutzer auch direkt per VNP drucken und archivieren und so Papier einsparen. Durch das Einrichten verschiedener VNP können unterschiedliche Daten in verschiedenen FileDirector-Aktenschränken und -Dokumententypen archiviert werden.

Werden Formulare mit gleichbleibendem Erscheinungsbild wie Rechnungen oder Lieferscheine gedruckt, erkennt die Formularerkennung der OCR-Funktion die Indexdaten automatisch.

Maßgeschneiderter Erfassungsprozess

FileDirector bietet eine große Bandbreite an Entwicklungs- und Integrationswerkzeugen. Hiermit können Software-Entwickler Erfassungsmöglichkeiten in viele Anwendungen einbinden. Ganz gleich, ob es unternehmenseigene Lösungen sind oder Anwendungen von Drittanbietern wie beispielsweise Warenwirtschafts- oder CAD-Software.