Ihre neue Zentrale – FileDirector SBE

  • Erfassen: Dokumente einlesen per Scanner oder automatisches Einlesen von Verzeichnissen
  • Integration in Microsoft Office: Dokumente und E-Mails werden per Klick an den FileDirector SBE geschickt und dort ausgewertet
  • Virtueller Netzwerkdrucker: Speichert parallel Druckaufträge in FileDirector SBE

FileDirector SBE erfasst elektronische Dokumente genauso flexibel und schnell wie solche auf Papier. Dabei spielen die jeweilige Form und Quelle keine Rolle. Ganz gleich welche Anwendungen Ihr Unternehmen einsetzt – mit Hilfe unserer Optionen schaffen Sie sehr schnell Schnittstellen zu FileDirector SBE. In Microsoft Office und den Windows Explorer integriert sich der FileDirector SBE ab Werk, so dass elektronische Dokumente per Mausklick übermittelt und dort katalogisiert werden können. Informationen wie Dateinamen und Datum erfasst die Software ebenso wie Absender oder Betreff von E-Mails.

Die gleichen mächtigen Funktionen bietet FileDirector SBE im Zusammenhang mit Papierdokumenten: Mit Hilfe ein und derselben Applikation erledigt der Anwender das Erfassen der Dokumente und die Suche in den bereits digitalisierten Schriftstücken. Somit arbeiten die Benutzer stets mit einer vertrauten Applikation, ganz gleich, ob sie in elektronischen oder ursprünglich analogen Dokumenten etwas suchen oder diese erfassen – ein riesiger Komfortgewinn.

FileDirector SBE Scannen

Scannen: FileDirector SBE arbeitet mit einer riesigen Auswahl von Scannern und Eingabegeräten zusammen. Die Software ist kompatibel zu den Industriestandards ISIS (Image and Scanner Interface Specification) und TWAIN. Zusätzlich bietet FileDirector SBE auch ein Vielzahl von integrierten Treibern für Canon und Plustek Dokumentenscanner.

Zum Indizieren der Dokumente kann der Inhalt bestimmter Zonen des Dokuments dienen. FileDirector SBE erkennt diese Zonen beim Scannen automatisch und wertet deren Inhalte per Zonentexterkennung aus. Dies vereinfacht das zeitaufwändige Erstellen des Indexes erheblich. Ferner können automatisch Werte wie Zeitdaten oder Zählfelder erfasst werden.

Der Windows-Client von FileDirector SBE dient zum Erfassen von und Recherchieren in Dokumenten gleichermaßen. Es ist also nur eine Anwendung für beide Aufgaben nötig. Frei definierbare Scanprofile vereinfachen das Einlesen, indem sie Voreinstellungen abgestimmt auf das jeweilige Endgerät vorhalten. Zusätzlich enthält das Profil Angaben zum Archivieren bestimmter Dokumententypen und Kategorien.

Der WinClient kann Dokumente nicht nur erzeugen, sondern auch um neue Seiten erweitern beziehungsweise bestehende Seiten ersetzen.

Microsoft-Office-Integration: FileDirector SBE integriert sich nahtlos in die Office-Produkte von Microsoft wie Word, Excel oder Outlook, ebenso in den Windows Explorer, so dass alle häufig genutzten Windows-Funktionen mit dem FileDirector SBE interagieren können.

Per Mausklick schickt der Anwender beliebige Dokumente an FileDirector SBE. Soll das Dokument gleich indiziert werden, können Informationen wie der Dateiname oder das Erstellungsdatum der Datei automatisch übernommen werden. Auf Wunsch können natürlich auch sofort Feldwerte hinzugefügt und optional der Inhalt des Dokuments per Volltextauswertung indiziert werden.

In Microsoft Outlook archivierte E-Mails können vollautomatisch mit den vorhandenen Informationen wie beispielsweise dem Empfänger, Absender oder Betreff der Nachrichten indiziert werden. Sowohl der Inhalt der E-Mails als auch dazugehörige Anhänge können in den Volltextindex einfließen.

MailStore: Die MailStore-Option des FileDirector SBE verarbeitet automatisch von einem E-Mail-Server per SMTP versandte und empfangene E-Mails. Die elektronischen Nachrichten können abhängig vom Betreff, Empfänger oder Absender sortiert und indiziert werden. Dabei lassen sich zahlreiche Kriterien wie Namen sowie Adresse des Absenders und Empfängers oder der Betreff für jede der Kategorien festschreiben.

Damit FileDirector SBE nur E-Mails verarbeitet, die zuvor von Virenscanner und Spamfilter durchleuchtet wurden, kann eine Priorität für den MailStore-Prozess vergeben werden.

Import von Dokumenten und Daten, Integration von MFP: FileDirector SBE importiert im Zusammenspiel mit Windows-Clients und Servern praktisch alle vorstellbaren Informationsquellen: Vom Client können über ein Scanprofil aus jeder Datenquelle heraus Dokumente importiert werden. Von Vorteil ist dies beispielsweise, wenn ein gemeinsam im Netzwerk verwendeter Scanner – wie er als Bestandteil von Multifunktionsgeräten (MFP) kommt – Daten in ein bestimmtes Verzeichnis speichert. Der Client kann ebenfalls Dokumente importieren, deren Indexdaten in einer separaten Indexdatei gespeichert sind. Die Dokumente werden in ihrem ursprünglichen Format gespeichert.

Serverseitig sorgen diverse Funktionen für den Import von Dateien, Dateien und Indexdaten, oder nur Indexdaten. Zusätzlich lassen sich als Text oder XML-Datei vorhandene Spooldaten importieren, die Indexdaten extrahieren und über ein Bild oder eine XML-Vorlage legen.

ImagePrinter: Der FileDirector SBE ImagePrinter ist ein Windows-Druckertreiber, mit dem aus jeder beliebigen Windows-Anwendung heraus zum FileDirector SBE gedruckt werden kann. Der Treiber wandelt die Dokumente entweder in TIFF- oder JPG-Dateien, je nach Inhalt der gedruckten Datei.

Virtueller Netzwerkdrucker (VNP): Der VNP konvertiert gedruckte Daten in Bild-Dateien und speichert sie anschließend in ein vordefiniertes Verzeichnis. Aus diesem Verzeichnis können die Daten mit einem im Hintergrund laufenden, Zeitplan-basierenden Dienst des FileDirector SBE importiert und archiviert werden. Beispielsweise kann eine Buchhaltungs-Software die Druckdaten gleichzeitig zum normalen Druckauftrag automatisch an den VNP senden, ohne dass der Anwender zusätzliche Einstellungen treffen oder der Druckauftrag gar doppelt starten muss. Selbstverständlich können Benutzer auch direkt per VNP drucken und archivieren und so Papier einsparen. Durch das Einrichten verschiedener VNP können unterschiedliche Daten in verschiedenen FileDirector SBE-Aktenschränken und -Dokumententypen archiviert werden.

Werden Formulare mit gleichbleibendem Erscheinungsbild wie Rechnungen oder Lieferscheine gedruckt, erkennt die Formularerkennung der OCR-Funktion die Indexdaten automatisch.