Rundumschutz für Ihre Dokumente

  • Vergabe von Rechten auf Basis von Benutzern und Gruppen
  • Zusammenspiel mit Microsoft Active Directory
  • Sichere Datei- und Dokumentenablage
  • TLS Verschlüsselung
  • Digitale Signaturen

Jedes Unternehmen muss Dokumente gegen unberechtigten Zugriff, Kopieren, Verändern oder Löschen schützen. FileDirector gewährleistet umfassende Sicherheit für die ihm anvertrauten Dokumente. Dazu bedient sich die Software einer ganzen Fülle verschiedener Mechanismen, die in mehreren Schichten verzahnt sind.

Grundlage aller Schutztechniken ist ein Verwalten von Rechten auf Basis von Benutzern und Gruppen. Um überflüssigen Aufwand zu vermeiden, bezieht FileDirector alle notwendigen Informationen aus dem Active Directory einer Windows-Domäne. Ebenso kann jedoch auch die eigene, integrierte Benutzerkontensteuerung verwendet werden und somit die Administration sehr einfach delegiert werden. Anschließend definiert der Administrator den Zugriff auf Aktenschränke, Dokumententypen, Dokumente und Funktionen.

Der eigentliche Zugriff auf die in FileDirector verwalteten Dokumente wird durch eine ganze Reihe an bewährten und standardisierten Verschlüsselungstechniken abgesichert. Dazu gehört eine Verschlüsselung nach TLS Standard genauso wie der Einsatz von digitalen Signaturen und Zertifikaten.

Abgerundet wird das Sicherheitskonzept durch das Verzahnen vom Windows-Betriebssystem und FileDirector: Windows sorgt für die Authentifizierung, FileDirector entscheidet, auf welche Dokumente der Benutzer zugreifen darf.

FileDirector Sicherheit

Zugriffsrechte legen Sie mit FileDirector auf verschiedenen Ebenen fest: Zuerst wird definiert, ob der Anwender generell zugreifen darf. Hat ein Konto oder eine Gruppe das Zugriffsrecht, dann können weitere Privilegien individuell für Aktenschränke vergeben oder entzogen werden. Darüber hinaus kann der Zugriff auf bestimmte Dokumententypen innerhalb der Aktenschränke erlaubt werden, für die jeweils unterschiedliche Rechte vergeben werden können.

Zusätzlich können selbst Indexfelder so gefiltert werden, dass abhängig vom Inhalt des Indexfeldes nur auf die entsprechenden Dokumente zugegriffen werden kann. Scanprofile und als Anmerkung definierte Stempel können ebenfalls über Rechte gesteuert werden, damit nur die befugten Benutzer und Gruppen darauf zugreifen können. Ebenso können, bei Verwendung des FileDirector GeschäftsProzessManagement, Rechte für einzelne Prozesse definiert werden.

Alle Benutzerzugriffe auf die Indexdaten und die Dokumente selbst werden vom FileDirector Server gesteuert, wobei kein Benutzer direkten Zugriff auf die SQL- oder Oracle-Datenbank oder den Speicherort der Daten hat. Dokumente und Daten können somit nicht außerhalb des FileDirector verändert oder gelöscht werden. Ein weiterer Vorteil dieses mehrschichtigen Aufbaus: Das System läuft stabil und bedarf kaum einer Wartung.

Alle Aktivitäten innerhalb des FileDirector können aufgezeichnet werden und eine komplette Historie liefern. Zusätzlich wird die Historie für jedes Dokument aufgezeichnet und kann von Administratoren eingesehen werden.

Für noch mehr Sicherheit der dem FileDirector anvertrauten Daten sorgen Replikation zu Backupzwecken, Redundanz oder das Verteilen auf Zweigstellen: FileDirector Server kann optional mit anderen FileDirector Servern Dokumente gesichert per TLS (https) austauschen. Das FileDirector SiteReplication-Modul minimiert Ihre Ausfallzeiten durch Replikation auf den oder die Backup-Server. Sie müssen somit also auch nicht im Schadensfall auf Ihre wertvollen Informationen verzichten.

Auch Massen von Daten können über Nacht von einem zentralen FileDirector-Server an Zweigstellen verteilt werden (oder umgekehrt). Dies erhöht die Zugriffsgeschwindigkeit auf Dokumente an Standorten, deren Datenleitungen etwas weniger leistungsstark sind.